Voller Fokus auf dein Unternehmen und weniger Administration mit digitalisierter Briefpost

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Du kennst bereits die Vorteile der Online Terminbuchungssoftware von meetergo? Indem du diese in deine Workflows und deine Terminplanung mit einbeziehst, erleichterst du dir den Arbeitsaufwand bereits massiv. Vorbei ist das ganze zeitaufwändige Ping Pong der Terminabstimmungen. Doch digitalisierte und automatisierte Prozesse hören bei der Terminbuchung online noch nicht auf. Stichwort Remote-first, Stichwort Home Office – und was ist eigentlich mit der Briefpost in Remote Work Zeiten?

Wie ortsunabhängigen Zugang zur Briefpost sicherstellen?

Analoge Dokumente wie Briefpost haben im Zeitalter der Digitalisierung gewaltige Nachteile: Sie lassen sich nur vor Ort bearbeiten. Briefpost wird zwangsläufig an ein Unternehmen verschickt – ob gewünscht oder nicht.

Doch was ist, wenn fast alle im Homeoffice sind oder die Firma mehrere Standorte hat. Hier herrscht bei der Administration der Briefpost enormer Zeitaufwand und eine hohe Fehleranfälligkeit, wenn Daten z. B. manuell abgetippt werden oder wenn zum Telefon gegriffen werden muss, um Infos durchzugeben. Automatisierte Prozesse gibt es erst recht nicht, wenn Dokumente händisch durch das Büro wandern. Außerdem kann jeweils nur ein einzelner Mitarbeiter auf die Dokumente zugreifen, was zusätzlich die Bearbeitung verlangsamt. 

Hinzu kommt, dass Papierdokumente in Aktenregalen zu finden ebenfalls ein großer Zeitfresser ist. Oft wird in Unternehmen turnusmäßig das Postfach oder der Briefkasten geleert, die Post gesichtet und entweder abfotografiert, manuell eingescannt oder eben abgetippt. Alle diese (teildigitalisierten) Prozesse kosten Zeit und Nerven und sind fehleranfällig. Zugang zur Post von überall zu erhalten geht deutlich einfacher und effizienter. Aber wie?

Eine Lösung für diese Probleme bietet z. B. der Digitalisierungsenabler CAYA. Bei der Nutzung von CAYA wird die sonst im Büro eingehende Post in Zusammenarbeit mit der Deutschen Post und PIN AG zu einem der Scancenter des Digitalisierungsenablers umgeleitet. Dort wird diese dann in einem hochautomatisierten, ISO-zertifizierten Verfahren digitalisiert und steht anschließend tagesaktuell in einer einem E-Mail Postfach ähnlichen Umgebung bereit – der CAYA Document Cloud. Dort kann die digitalisierte Post anschließend eingesehen und weiter bearbeitet werden. Die eingehende Post kann dabei entweder über den Browser oder auch innerhalb der CAYA App mobil eingesehen und bearbeitet werden.

Spätestens seit der Corona-Pandemie ist deutlich, dass digitale Dokumente viele Vorteile haben. So stellen Unternehmen z. B. sicher, dass Mitarbeiter auch aus dem Home-Office ihren Tätigkeiten vollumfänglich nachgehen können. Die Briefpost ist hier weiter ein zentrales Element. Mit der Digitalisierung der eingehenden Anfragen, Verträge, Rechnungen usw. wird ortsunabhängiges Arbeiten überhaupt erst möglich.

Dokumentenmanagement vereinfachen – Digitalisierte Briefpost lässt sich auf Schlagwörter durchsuchen.

Smartes Dokumenten-Management ermöglicht dank eines digitalen Posteingangs sowohl eingehende Briefpost als auch andere Dokumente unter einer Oberfläche digital abzulegen, ortsunabhängig zu bearbeiten und vor allem auch revisionssicher zu archivieren. Eine GoBD Zertifizierung ist dabei ein wichtiger Punkt auf den man bei der Auswahl eines Digitalisierungsanbieters für die Briefpost achten sollte.

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
Das klingt sperrig. Wer bei der Anbieterauswahl aber darauf achtet, hat später eine Sorge weniger. Konkret handelt es bei GoBD um eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums, wie steuerrelevante Belege und Rechnungen erfasst, verarbeitet und gespeichert werden sollen. Denn an Unterlagen, ob in Papierform oder digital, werden bestimmte Anforderungen zur Archivierung gestellt.

Grundsätzlich gilt für eine GoBD-Zertifizierung, dass die Vollständigkeit, Richtigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit von Dokumenten sichergestellt sein muss. Das Stichwort ist hier “revisionssichere Ablage”. Für die revisionssichere Archivierung ist es wichtig, dass Daten als Dokumente fixiert werden. Das bedeutet, dass Dokumente vor einer Revision (Abänderung) geschützt und manipulationssicher, im Sinne der Compliance sind. Die Aufbewahrung von Dokumenten in der digitalen Form reicht bei einem GoBD zertifizierten Anbieter und GoBD konformer Arbeitsweise in den meisten Fällen aus – somit ist man für den Fall einer Betriebsprüfung gut vorbereitet.

Wer einen Anbieter zur Digitalisierung der Briefpost nutzt, kann dabei nicht nur die eingehende Briefpost verwalten, sondern es lassen sich teils auch eigene Dokumente, hochladen oder weiter dank eingebautem PDF Editor bearbeiten.
So lässt sich das eigene Dokumentenmanagement an einem zentralen Ort bündeln und managen. Sämtliche Dokumente können z. B. bei der Nutzung von CAYA einfach in Ordnern strukturiert abgelegt und über die Volltextsuche wiedergefunden werden. Dank OCR-Scantechnologie kann dort das gesamte Postarchiv über die allgemeine Suchfunktion nach Schlagwörtern, die in der eingegangenen Post enthalten sind, durchsucht werden.

Auch praktisch: Bei CAYA geschieht bei der Nutzung des digitalen Posteingangs ein automatisiertes Tagging der Dokumente. Gescannte, aber auch hochgeladene Dokumente werden durch OCR Zeichenerkennung ausgelesen und automatisch mit Tags versehen, deren Bezeichnung sich aus den durch KI ausgewerteten Inhalten ergibt. Eine hochgeladene Rechnung wird z. B. auch automatisch als Rechnung getaggt. Wer also alle Rechnungen des letzten Jahres einsehen will, kann diese Dokumente ganz einfach unter dem Tag “Rechnung” gebündelt einsehen.

Ein digitaler Posteingang entlastet dein Unternehmen und alle Mitarbeiter. So lässt sich gewonnene Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten nutzen.

Die essenziellen Vorteile eines digitalen Posteingangs auf die geachtet werden sollte:

  • Dokumente effizienter verwaltbar
  • Tagesaktuelle Dokumentenscans
  • Dokumenteninhalte sind durchsuchbar (Volltextsuche)
  • Ortsunabhängiger Zugriff auf alle Unterlagen
  • Zügige Informationsverteilung der Briefpostinhalte
  • GoBD Zertifizierung
  • Automatisierungen weiterer Prozesse möglich (siehe unten)

Übrigens: Welche Schritte zum papierlosen Büro führen und zu welchen Kosten papierbasierte Prozesse im Vergleich zu digitalisierten Prozessen führen, ist im verlinkten Artikel aufgeführt.

Bessere Workflows: Digitalisierte Briefpost ermöglicht zusätzlich automatisierte Prozesse

Wer seinen Anbieter zur Briefpostdigitalisierung mit weiteren Tools verknüpft, kann von Automatisierungen seiner Prozesse darüber hinaus stark profitieren. Durch z. B. verschiedene Integrationen zu Buchhaltungstools ist es mit einem CAYA-Account z. B. möglich, diesen mit Tools wie CANDIS oder DATEV zu verknüpfen und Informationen aus ausgelesener Briefpost automatisch in diese Tools einfließen zu lassen. Dadurch lassen sich Rechnungsinformationen in die entsprechenden Felder der Tools automatisch einfügen. So müssen Mitarbeiter einer Finanzabteilung die Informationen nur noch kontrollieren, statt die Rechnungsinformationen händisch abzutippen. Durch den Wegfall von Medienbrüchen lässt sich die Durchlaufzeit von Dokumenten zur Rechnungsbearbeitung stark verkürzen.

Voller Fokus auf´s Unternehmen – dank digitalisierter Briefpost und weniger administrativer Arbeit

Wer sich einen Überblick zu den Anbietern digitalisierter Briefpost auf dem deutschen Markt verschafft, sollte bestimmte Kriterien zur Auswahl berücksichtigen. Diese sind unten aufgelistet.

Checkliste zur Anbieterauswahl zur Postdigitalisierung

  • Große Kundenbasis
    Lässt auf umfangreiche Erfahrungen und optimierte Prozesse schließen.
  • Unabhängigkeit
    Der Dienstleister sollte Post von allen Postunternehmen digitalisieren (nicht nur Deutsche Post).
  • Vertrag zur Auftragsverarbeitung anbieten
    Eine solche Vereinbarung ist verpflichtend.
  • Zeitfenster
    Der Scanprozess, inklusive digitaler Bereitstellung, sollte nicht länger als 24h dauern. SLAs und Same Day Scanning sollte vertraglich festgehalten werden.
  • Archivierung
    Physische Dokumente sollten für einen festgelegten Zeitraum aufbewahrt werden. Währenddessen kann der Kunde entscheiden, ob die Dokumente im Original benötigt werden oder oder ob sie datenschutzkonform vernichtet werden können.
  • Zertifizierungen
    Siegel und Zertifizierungen wie nach ISO 9001, ISO 27001 oder den GoBD signalisieren Vertrauenswürdigkeit.

Ein digitaler Posteingang gibt dir zusammengefasst mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten. Genau wie auch ein Online Terminbuchungstool. Wenn dir ortsunabhängiger Zugriff auf deine Unterlagen wichtig ist und du vielleicht sogar deine Prozesse durch Schnittstellen automatisieren möchtest, ist ein digitaler Posteingang definitiv die richtige Entscheidung.

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